Rapat sudah selesai, keputusan sudah diketuk, semua pulang dengan semangat. Seminggu kemudian baru ketahuan: undangan untuk pihak kelurahan belum dikirim, surat permohonan pinjam aula belum dibuat, dan sekretaris masih bingung format surat pengantar yang benar itu seperti apa. Begitulah administrasi organisasi biasanya tersendat — bukan di idenya, tapi di dokumennya.
Kalau kamu pernah jadi sekretaris karang taruna, pengurus RT, panitia acara sekolah, atau pengurus komunitas, kamu tahu rasanya. Surat kelihatan sepele sampai kamu yang harus bikin sendiri jam sebelas malam.
Kenapa urusan surat selalu jadi yang paling telat
Alasan pertama: bikin surat itu kerja yang tidak kelihatan. Tidak ada yang memuji sekretaris karena undangannya rapi. Tapi begitu ada satu surat telat, satu agenda ikut mundur — pihak kelurahan tidak bisa memproses izin karena permohonannya baru masuk H-2.
Alasan kedua lebih menyebalkan: format. Nomor surat ditaruh di mana? Perihal sebelum atau sesudah lampiran? Tembusan ditulis bagaimana, dan apakah masih perlu “an.” di atas tanda tangan? Tiap organisasi punya kebiasaan sendiri, dan kebanyakan kebiasaan itu diwariskan dari satu file surat lama yang di-copy terus-menerus sampai tidak ada lagi yang ingat kenapa bentuknya begitu.
Jadi yang terjadi biasanya begini. Buka browser, ketik “contoh surat undangan rapat organisasi”, buka lima tab, pilih satu yang paling meyakinkan, copy ke Word, ganti nama dan tanggal. Selesai? Belum. Waktu dicetak, marginnya melar, fontnya berubah sendiri, dan kop suratnya lompat ke halaman kedua. Setengah jam habis cuma untuk merapikan yang tadinya sudah rapi di layar.
Surat yang itu-itu juga, tiap bulan
Coba ingat-ingat surat apa saja yang keluar dari organisasimu setahun terakhir. Kemungkinan besar isinya berputar di daftar pendek ini:
- Undangan rapat pengurus dan rapat anggota
- Permohonan izin tempat atau izin kegiatan
- Surat pemberitahuan kegiatan ke RT, RW, atau kelurahan
- Permohonan bantuan dana dan surat sponsor
- Surat tugas dan surat mandat untuk delegasi
- Surat keterangan aktif sebagai anggota atau pengurus
- Berita acara serah terima jabatan
- Surat balasan dan surat ucapan terima kasih
Nah, perhatikan polanya. Hampir semuanya berulang. Undangan rapat bulan ini isinya sembilan puluh persen sama dengan bulan lalu — yang berubah cuma tanggal, tempat, dan agenda. Yang bikin lama justru bukan menulisnya, tapi mengingat lagi susunan bakunya dan merapikan tata letaknya dari nol.
Administrasi organisasi jadi ringan kalau formatnya berhenti jadi PR
Kalau bagian format sudah beres duluan, sisanya tinggal mengisi. Itu yang dikerjakan Terator, generator template surat resmi siap pakai: kerangka suratnya sudah disusun, kamu tinggal memasukkan datanya.
Di dalamnya ada lebih dari 100 template surat — mulai dari undangan, permohonan, surat tugas, surat keterangan, sampai jenis-jenis yang jarang dipakai tapi tiba-tiba dibutuhkan waktu ada acara besar. Kamu tidak perlu menebak lagi bagian mana yang harus ada dan mana yang boleh dilewat, karena bagian-bagian itu sudah jadi kolom isian.
Tiga langkah, bukan lima tab browser
Alurnya cuma segini:
- Pilih template yang paling dekat dengan kebutuhanmu.
- Isi data — nama organisasi, nomor surat, tanggal, tujuan, isi pokoknya.
- Export ke PDF, lalu kirim atau cetak.
PDF-nya penting, dan ini sering diremehkan. File Word yang dikirim lewat chat bisa berubah tampilannya di HP penerima, tergantung font yang terpasang. PDF tidak. Yang kamu lihat sama dengan yang dilihat pak lurah waktu membukanya, dan sama juga dengan yang keluar dari printer.
Ada satu fitur yang justru paling kepakai untuk pengurus organisasi: simpan draft. Undangan rapat bulan depan tinggal buka draft bulan ini, ganti tanggal dan agendanya, selesai. Surat permohonan izin ke kelurahan yang formatnya sudah pernah diterima juga bisa disimpan supaya tidak perlu diracik ulang. Aplikasinya ada di Android — kalau mau lihat langsung, ada aplikasi Terator di Google Play.
Yang tetap harus kamu kerjakan sendiri
Biar jujur: template menyelesaikan bentuk, bukan isi. Ada beberapa hal yang tidak bisa diserahkan ke aplikasi apa pun.
Penomoran surat tetap urusan organisasimu. Sistem nomor surat itu kesepakatan internal — kode organisasi, kode jenis surat, bulan romawi, tahun. Aplikasi menyediakan kolomnya, tapi kamu yang harus punya buku agenda suratnya. Tanpa itu, dua surat bisa keluar dengan nomor yang sama dan repot belakangan waktu diaudit.
Isi dan nada surat tetap keputusanmu. Permohonan dana ke perusahaan beda rasa dengan permohonan izin ke kelurahan, walau strukturnya mirip. Template memberi kerangka; kalimat yang pas dengan siapa yang kamu tuju tetap kamu yang tahu.
Kalau ada format baku dari organisasi induk, ikuti itu. Beberapa organisasi punya pedoman kesekretariatan sendiri yang mengatur sampai ke ukuran kop dan letak stempel. Pedoman itu menang. Pakai template sebagai titik awal, lalu sesuaikan.
Dan satu lagi yang perlu diketahui sebelum kamu berharap: ini aplikasi Android. Kalau kamu terbiasa mengerjakan administrasi dari laptop dan tidak nyaman mengetik panjang di HP, alurnya mungkin terasa kurang pas. Untuk surat yang isinya pendek dan berulang — yang justru paling banyak jumlahnya — mengerjakannya dari HP malah lebih cepat, karena bisa sambil jalan.
Mulainya dari surat berikutnya saja
Tidak perlu proyek besar-besaran merapikan seluruh arsip. Cukup begini: waktu ada permintaan surat berikutnya masuk ke grup pengurus, coba kerjakan lewat template, lalu simpan hasilnya sebagai draft. Bulan depan waktu surat sejenis dibutuhkan lagi, kamu akan lihat sendiri bedanya.
Administrasi yang rapi bukan soal kelihatan profesional. Soalnya lebih sederhana: kegiatan tidak batal gara-gara izinnya telat masuk, dan pengurus berikutnya tidak mulai dari nol seperti kamu dulu.
Foto sampul oleh 2H Media di Unsplash.
Artikel ini bagian dari blog Nexadream. Pelajari Terator lebih lanjut di terator.nexadream.id.
