Kamu mulai merasa kewalahan? Pesanan menumpuk, pesan WhatsApp pelanggan belum dibalas dari kemarin, sementara kamu sendiri masih harus mengurus pembukuan sampai tengah malam. Di titik ini, kamu sadar tidak bisa lagi berlari sendirian. Kamu butuh bantuan. Tapi, mengambil keputusan untuk merekrut karyawan pertama itu mendebarkan sekaligus menjebak.
Banyak pemilik usaha yang terburu-buru mengambil langkah ini tanpa persiapan matang. Akibatnya? Bukannya pekerjaan jadi ringan, kamu malah tambah pusing karena harus mengajari orang dari nol, membereskan kesalahan mereka, sampai nombok untuk gaji yang sebenarnya belum mampu kamu bayar.
Nah, supaya kamu tidak terjebak dalam masalah yang sama, mari kita bahas beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat pertama kali menambah anggota tim.
1. Merekrut karena Kepepet
Ini kesalahan paling klasik. Kamu baru mencari orang saat kondisimu sudah benar-benar sekarat dan kelelahan. Di posisi ini, logika biasanya kalah oleh rasa butuh yang mendesak. Begitu ada pelamar pertama yang kelihatannya lumayan, kamu langsung terima tanpa memeriksa latar belakang atau kemampuannya dengan teliti.
Padahal, merekrut orang saat kepepet itu mirip seperti belanja ke supermarket saat lapar sekali. Kamu bakal membeli apa saja yang ada di depan mata tanpa berpikir jernih. Hasilnya? Sering kali orang yang dipilih tidak cocok dengan cara kerjamu. Pekerjaan tetap tidak selesai, dan kamu terpaksa membuang waktu lagi untuk mencari penggantinya.
2. Mencari “Superman” yang Bisa Segalanya
“Dicari: Admin serbabisa. Tugas: membalas chat pelanggan, membuat konten Instagram, mengemas barang, dan mencatat keuangan.”
Pernah melihat lowongan seperti itu? Atau jangan-jangan, kamu sendiri sedang berniat menulis lowongan seperti itu?
Ini adalah ekspektasi yang tidak realistis. Kamu ingin membayar gaji satu orang untuk melakukan beberapa pekerjaan yang berbeda bidangnya. Membalas chat butuh kesabaran dan keramahan. Membuat konten butuh kreativitas. Mengemas barang butuh ketelitian fisik. Mencatat keuangan butuh kerapian. Sangat jarang ada satu orang yang menguasai semua hal tersebut sekaligus dengan sama baiknya. Kalaupun ada, gajinya pasti tidak murah.
Fokuslah pada satu masalah terbesar yang paling menyita waktumu sekarang. Kalau waktumu habis untuk membalas chat, rekrutlah seorang admin customer service. Jangan bebani dia dengan tugas mendesain poster promosi.
3. Lupa Menghitung Biaya Tersembunyi
Saat berpikir tentang merekrut karyawan pertama, kalkulator di kepalamu mungkin hanya menghitung gaji pokok. Kamu berpikir kalau uang kas masih cukup untuk membayar gaji bulanan mereka, maka semuanya akan aman-aman saja.
Tunggu dulu. Biaya seorang karyawan tidak pernah berhenti di gaji pokok saja. Ada banyak pengeluaran ekstra yang sering luput dari perhitungan awal:
- Waktu untuk training: Di minggu-minggu pertama, kerjamu justru akan lebih lambat. Soalnya, sebagian waktumu habis untuk mengajari dia.
- Peralatan kerja: Apakah dia butuh laptop khusus? Meja dan kursi tambahan? Atau mungkin kuota internet dan pulsa telepon khusus?
- Biaya kesalahan: Karyawan baru pasti akan melakukan kesalahan. Entah itu salah mengirim paket, salah memasukkan data, atau salah menjanjikan sesuatu ke pelanggan. Semua kesalahan ini biasanya butuh biaya untuk membereskannya.
Pastikan cash flow usahamu benar-benar sehat dan siap menanggung biaya ekstra ini sebelum memutuskan membuat kontrak kerja.
4. Tidak Punya Aturan Main yang Jelas
Banyak pelaku UMKM berpikir bahwa bisnis mereka terlalu kecil untuk punya aturan tertulis. Kamu mungkin berpikir kalau jalani saja dulu, nanti juga mereka akan paham sendiri seiring berjalannya waktu.
Ini jebakan besar. Tanpa panduan yang jelas, karyawan barumu akan kebingungan. Mereka tidak tahu apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Kamu juga akan kesulitan menilai apakah kerja mereka bagus atau tidak, karena standarnya hanya ada di dalam kepalamu sendiri.
Kamu tidak perlu membuat buku peraturan setebal kamus. Cukup tulis poin-poin penting di selembar kertas atau dokumen digital sederhana:
- Jam berapa mereka harus mulai bersiap?
- Bagaimana cara menyapa pelanggan lewat WhatsApp?
- Apa langkah pertama yang harus dilakukan kalau ada barang yang cacat?
Dengan aturan main yang tertulis, kamu tidak perlu mengulang instruksi yang sama setiap hari. Kerjamu jadi lebih efisien.
5. Cara Menghindari Kesalahan Saat Merekrut Karyawan Pertama
Lalu, bagaimana cara memulainya dengan benar?
Pertama, mulailah dari yang kecil. Kamu tidak harus langsung merekrut karyawan tetap dengan kontrak satu tahun. Cobalah tawarkan kerja sama secara freelance atau paruh waktu (part-time) dulu. Berikan mereka proyek kecil atau masa percobaan (probation) selama satu hingga tiga bulan. Ini adalah cara paling aman untuk melihat apakah kalian berdua cocok bekerja bersama.
Kedua, delegasikan tugas yang paling berulang dan gampang diajarkan. Jangan berikan tugas yang membutuhkan intuisi bisnis tingkat tinggi di awal. Biarkan mereka mengambil alih pekerjaan rutin, supaya pikiranmu bebas untuk memikirkan strategi pengembangan bisnis ke depan.
Mendelegasikan tugas memang tidak gampang bagi pemilik usaha yang terbiasa melakukan semuanya sendiri. Ada rasa takut kalau hasilnya tidak sesempurna buatan sendiri. Tapi ingat, kalau kamu ingin usahamu tumbuh besar, kamu harus belajar mempercayai orang lain.
Di Nexadream, kami juga percaya bahwa pertumbuhan bisnis selalu dimulai dari langkah-langkah kecil yang konsisten, baik lewat pengelolaan tim yang rapi maupun lewat bantuan teknologi digital yang tepat. Jadi, sudah siap membagikan beban kerjamu hari ini?
Foto sampul oleh Dan Burton di Unsplash.
Artikel ini bagian dari blog Nexadream, perusahaan software yang membangun produk digital untuk bisnis di Indonesia.
